Protocol gebruik beeldmateriaal RLW
Gebruik beeldmateriaal Rijnlands Lyceum Wassenaar
In verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het belangrijk om goede afspraken te hebben over het maken en gebruiken van foto’s en films op school. De afspraken gelden voor de docenten en medewerkers, de leerlingen en de ouders.
Foto’s en filmpjes van schoolactiviteiten worden met name gebruikt voor de website, de sociale media van de school, het jaarboek en de schoolbrochure. Dit zijn foto’s die door docenten of medewerkers van de school zijn gemaakt. De klassenfoto’s in het jaarboek worden gemaakt door de firma Kannegieter (schoolfotograaf).
Op school geldt de regel dat er geen beeld-of geluidsopnamen zonder toestemming van de schoolleiding mogen worden gemaakt of verspreid. Deze regel is er om de privacy van leerlingen, leraren en medewerkers te beschermen. Met deze regel kunnen we mensen aanspreken die ongewenst foto’s maken en oneigenlijk gebruik tegengaan.
In de praktijk verloopt het soepel. Een paar voorbeelden. Iedereen begrijpt dat je in de les niet een leraar of medeleerling fotografeert. Maar iedereen begrijpt ook dat het –met toestemming van de leraar –wel nuttig kan zijn om een ingewikkelde uitleg op het bord te fotograferen. Zo zal iedereen het ook logisch vinden dat leerlingen of ouders bij bijzondere schoolactiviteiten – open podium, musical, diploma-uitreiking etc. – foto’s voor privégebruik maakt.
De schoolfoto’s voor de website en de sociale media worden beheerd door mijnheer de Vries (afdelingsleider) of mevrouw Karman (hoofd secretariaat). Als een leerling of een ouder wil dat een foto wordt verwijderd dan kan hij/zij zich daarvoor – zonder opgave van reden – tot één van hen wenden. De school kan geen verantwoordelijkheid dragen voor beelden op de sociale media van de leerlingen zelf. De school kan wel helpen bij ongewenst gedrag van leerlingen op sociale media. De zorgcoördinatoren en de mentor zijn daarvoor de aangewezen personen.
Bij de aanmelding in de brugklas wordt aan de ouders/verzorgers om toestemming voor bovenstaande gevraagd. Ouders tekenen hiervoor in het aanmeldingsformulier.
Onderstaand het protocol beeldmateriaal.
Protocol gebruik beeldmateriaal
- In het jaarboek publiceert de school foto’s van het schoolleven, de klassenfoto’s en de individuele foto’s van de eindexamenleerlingen.
- De school publiceert foto’s en films van het schoolleven en schoolactiviteiten op de website en sociale media van de school.
- Foto’s van schoolactiviteiten worden individueel geplaatst bij artikelen in de (regionale) kranten. Dit betreft activiteiten met een maatschappelijke betekenis, zoals bijvoorbeeld sponsoractiviteiten voor een goed doel.
- De school laat beelden van het schoolleven zien aan ouders en leerlingen. Dit gebeurt bijvoorbeeld op informatiebijeenkomsten voor (nieuwe) ouders en tijdens diploma-uitreikingen
- De school publiceert foto’s van het schoolleven in de schoolbrochure en in advertenties voor de open dag. De school zal, wanneer een leerling expliciet in beeld komt daarvoor vooraf toestemming vragen aan de ouder/verzorger van de leerling en de leerling zelf.
- Voor maken van beelden door derden (d.w.z. geen docenten of medewerkers van de school) is vooraf toestemming vereist van de schoolleiding. In uitzondering daarop mogen leerlingen en ouders foto’s van buitenlesactiviteiten maken voor eigen gebruik.
- Jaarlijks wordt van alle leerlingen een individuele foto (formaat pasfoto) gemaakt door een extern bedrijf voor schoolfotografie. Deze foto wordt gekoppeld aan het leerlingvolgsysteem Somtoday. De ouders/verzorgers worden in de gelegenheid gesteld om de door schoolfotograaf gemaakte foto’s van hun kind –inclusief klassenfoto –te bestellen. Ter bescherming van de privacy heeft de school met betreffende firma een verwerkersoveenkomst afgesloten.
Ouders/verzorgers kunnen aan school doorgeven dat zij niet willen dat hun kind op foto’s voorkomt. Dit kan schriftelijk en per mail (t.a.v. mevrouw M. Karman, m.karman@rijnlandslyceum-rlw.nl). Leerlingen van 16 jaar en ouder kunnen dit zelfstandig aan de school doorgeven. De school zal rekening houden met de wens van de ouder en de leerling.